馬來西亞專案行政助理 (PMA)，全遠端

【職務說明】
我們是洞察數位科技 (Insight Digit)，專注於為客戶打造高品質的客製化網站與 ERP 系統。如果你是一個做事有條理、對排版有強迫症，喜歡把混亂變得井然有序，並且不排斥學習數位工具的人，這個職位將是你進入軟體科技業的最佳起點！
此職位主要協助執行長與專案經理處理專案執行過程中的所有行政與文書後勤工作。你不需要負責倒垃圾或買零食，但你需要具備良好的溝通韌性與細心度，確保專案流程順暢，是團隊中不可或缺的後勤核心。

【工作內容】
1. 專案文件與排版管理 (Project Documentation)
a. 專業文件製作：協助將報價單、規格書、會議紀錄等文件，依照公司規範進行排版（Word/PPT），確保字體統一、對齊精準，維持「不跑版」的專業輸出品質。
b. 檔案歸檔管理：負責雲端硬碟（Google Drive/NAS）的檔案命名與歸檔，確保合約、報價單、素材、驗收單等文件井然有序，讓團隊隨時能找到最新版本。
c. 資料整理與輸入：運用 Excel 進行資料建立、格式設定與篩選，協助整理客戶名單或系統匯入用的基礎資料。

2. 客戶溝通與進度跟催 (Communication & Follow-up)
a. 進度追蹤小幫手：依據 PM 指示，禮貌且規律地透過電話或通訊軟體，提醒客戶繳交素材、確認文件或支付款項（需具備電話溝通勇氣，不害怕被已讀不回）。
b. 會議行政支援：負責會議時間協調、會議室預約、準備茶水，以及協助撰寫會議重點紀錄。

3. 軟體測試與素材檢核 (Basic QA & Asset Check)
a. 素材把關：初步檢查客戶提供的圖片解析度、Logo 檔案格式是否符合開發需求，在第一線擋下不合格的素材，節省設計師與工程師的時間。
b. 行政級 QA 測試：站在使用者角度，協助進行網站或系統的基礎功能點擊測試（如：檢查連結失效、錯別字、版面跑版），並截圖回報給 PM。

4. 專案行政庶務 (Project Administration)
a. 合約與單據校對：協助檢查報價單、合約內容的邏輯錯誤與數值核對。
b. 流程支援：協助 PM 跑公司內部的請款、用印等行政流程與客戶發票開立。

5. 完成其他主管交辦事項

【條件要求】
必要條件：
– 細心有條理：對文件格式、錯字與排版細節有極高的敏感度，且能耐得住性子處理重複性的行政瑣事與資料比對。
– 情緒穩定高 EQ：面對客戶的催促、反覆修改或被已讀不回時，能保持冷靜與禮貌，能有效透過電話解決溝通僵局。
– 文書軟體熟練：熟悉 MS Office (Word, Excel, PPT) 及雲端文書工具，具備良好的排版意識。
– 工作經歷：1年以上
– 學歷要求：專科、大學

加分條件：
– AI 工具應用能力：會使用 ChatGPT、Gemini 等生成式 AI 工具來優化文案、整理重點或輔助文書處理者優先錄取。
– 專案/協作軟體經驗：曾使用過 Notion、Trello、Slack 或任何專案管理軟體。
– 資訊視覺化能力：擅長將複雜資訊轉化為 Excel 圖表或 PPT 流程圖。
– 懂日文、英文尤佳

【待遇福利】
– 薪資：月薪35,000元以上，依學經歷與面試表現敘薪
– 休假制度：週休二日
– 福利：提供完整法定福利、薪酬獎勵（績效獎金、專案獎金、年終獎金）、遠端辦公、不定期聚餐、友善職場

【應徵方式】
聯絡人：HR
Email：ape24490@hotmail.com